大数据时代事业单位档案管理的创新探析

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:随着信息技术的迅猛发展我们已经进入了大数据时代,在这个时代中,人们收集数据、利用数据的方式发生了根本性改变,使得人们的思维也发生了变化。现代事业单位的档案管理工作也要与时俱进,适应大数据时代的来临,尽快转变工作思维,实现全面发展。本文重点研究大数据背景下创新事业单位档案管理的对策,意在起到抛砖引玉之用。

关键词:大数据;事业单位;档案管理

1 背景

如今,我们已经迈入了大数据时代,在这个时代中,海量数据不断产生,谁能掌握更多的信息,谁就能在激烈的竞争中取得先机。与此同时,大数据时代的来临,使得事业单位的档案管理工作也不得不发生改变。如何借助大数据时代的“东风”创新档案管理工作,是事业单位档案管理部门必须面对的重要问题。

2 大数据概述

(一)大数据的概念

大数据这个概念是源于互联网的,在目前的情况下也多用于描述以互联网为载体的规模巨大的信息流。但是,大数据的概念本身并不局限于人们在互联网上留下的各式各样的足迹和信息,它可以指一切源于生产和生活的规模巨大、甚至是逼近全体样本的信息数据。大数据指的是一个非常大的数据组,而且该数据组的规模已经不能用普通的数据处理工具来储存、管理和分析了。

(二)大数据的特征

随着技术的不断发展前进,存储和运算的硬件不断升级,被认定为大数据的标准也会不断提高。对于大数据这一概念的定义也是纷繁多样,常见的有依其特征进行划定的“3V”,即多样性(Variety)、高速型(Velocity)以及规模性(Volume)(Laney.2001)。其中多样是用来描述数据的种类和资源的广泛,速度是指数据输入、输出和传播的快速,而规模是指数据组和数据库的规模巨大。另有学者认为大数据有“4V”特征,其中第四个特征可以为价值(Value)、可变性(Variability)或者虚拟性(Virtual)(Zikopoulos和Eaton,2011)。

(三)大数据的作用

大数据已经改变了我们日常生活、生产活动以及科学研究的方式,数据密集型(Data—Intensive)研究方法为我们提供了处理数据和科学研究的新工具,有学者认为可以将其视为继实证研究科学(Empirical Science)、理论研究科学(Theoretical Science)以及计算机研究科学(Computational Science)之后的科学研究的第四个范式阶段(Bell、Hey和Szalay,2009)。大数据的影响和应用已经广泛扩散到各个领域,从全球经济到社会管理,从科学研究到国家安全,整个人类社会都进入大数据时代。

3 大数据时代带来的挑战和对策

(一)挑战

大數据时代的来临给社会各行各业的发展带来了机遇,也提出了挑战,对事业单位档案管理工作也是如此。2013年,杨东权局长在“全国数字档案馆(室)建设推进会上”明确指出:“目前,信息技术迅猛发展,互联网络无限延伸,使得数字化、网络化和信息化成了这个时代的显著特点,为人们的生活、工作和娱乐方式提供了新的契机。数字不仅仅与数学计算有关,更造成人们的生存方式发生了巨大变化。大数据时代的来临已经成为一个不争的事实。纵览整个档案发展史,从简犊到电子,档案管理工作的方式发生了巨大变化,这是其适应科技发展的重要方式。在大数据时代背景下,档案管理工作必须与时俱进,实施新的管理方式,才能跟上时代发展的步伐。”从杨局长的话语中,我们可以感受到大数据时代的来临对档案管理工作提出的挑战。事业单位档案馆必须与时俱进,正视挑战,采取措施进行改革。

(二)对策

事业单位作为公益性单位,更要重视档案管理工作,要想应对大数据时代的挑战,可以从以下几点入手:

1、在大数据时代,档案收集要做到全面

首先是观念上的“全”。事业单位要将所有具有保存价值的文献、信息、数据、视频等都看作是档案的重要内容,要将这些资料变成电子文件,经过信息技术处理变成电子档案。其次是载体上的“全”,在大数据时代中,各种载体层出不穷,事业单位传统的纸质档案管理已经难以适应时代发展的需要,与此同时,事业单位的文件数量不断增多,而库房资源是有限的,这也成了档案管理存储的困境之一,实现电子文件管理才能更全面将事业单位的数据保存下来,并随时利用,发挥了事业单位档案的价值。再次是档案管理技术的“全”。从目前来看,传统的档案管理系统已经难以满足大数据时代的需要,云计算技术的出现可以使事业单位的档案实现分布式存储和快速化检索,事业单位档案管理部门要积极利用大数据挖掘技术和云计算技术,提升档案的查准率和查全率。总之,在大数据背景下,事业单位的档案收集要做到全面、科学,使事业单位的档案管理朝着多元化和社会化的方向发展。

2、在大数据时代,档案管理要做到共享

从目前来看,事业单位的档案管理工作存在条块分割的明显弊端。部分事业单位的档案馆由于担心档案安全、社会责任等问题,不是特别愿意与其他档案馆共享资源。然而,立足于数据的价值体现而言,数据和档案只有做到共享,才能发挥最大化的综合效应。如果各行其是、分散管理,不仅难以做到资源共享,也会增加管理成本,不利于事业单位档案馆发挥更大的作用。有鉴于此,各个事业单位的档案馆应该加强合作,建设开放档案共享平台,将各级档案馆公布的档案和数据统一公布在一个网络公共平台上,借助网络技术的力量,使档案资源在更大范围内得到扩散和共享。同时,事业单位的档案管理部门还要结合具体情况,从整合、优化各种公共资源入手,在保证国家机密、知识产权的基础上,对各种数字信息资源进行整合和开放,以此满足社会大众查阅、利用事业单位档案的需要。事业单位的档案管理部门还要肩负起国家数据中心的职责,为收集、整理党政机关、政府部门的各类数据提供相关服务,体现自身的社会性价值。

3、在大数据时代,档案利用要做到预测

大数据的核心是建立在相关关系法基础上的预测。在现实生活中,我们以为知道了“是什么”就可以了,关于“为什么”的原因,则显得没那么重要。其实这是一种认识误区。相关关系的分析可以帮助我们更全面地了解这个世界,为我们看待周围的世界提供一个崭新的视角,因此我们可以认为,事业单位的档案利用不仅仅要满足“记录历史、传承文明和服务社会”的功能,还要延伸到“预测未来”。在传统模式下,事业单位的档案管理以查阅为主,档案利用停留于被动层面,档案的价值没有得到充分发挥。到了大数据时代,事业单位档案系统中不仅有海量的文献,还有海量的数据。在这种情况下,事业单位档案管理部门应该根据自己的实际情况建立数据模型,对各种数据进行分类和归类,实施相关性分析,挖掘出档案之间的联系性,开发档案中潜在的知识,并通过手机短信、微信等处理平台,将有价值的信息推送给社会大众,进一步凸显事业单位档案管理工作的价值。

总之,大数据时代的来临势不可挡,事业单位档案管理工作要与时俱进,开放思维,利用新时代提供的新契机进行创新,凸显事业单位档案管理工作的价值性。

参考文献

[1]庞洪波.浅谈新形势下事业单位档案管理模式及其特点[J].报刊荟萃.2017(07)

[2]高世宇.关于事业单位档案管理创新的思考[J].黑龙江科技信息.2017(18)

[3]黄杨杨.事业单位档案管理信息化建设有效策略研究[J].经营管理者.2017(17)

作者简介

傅靓(1982-),女,汉族,江苏镇江人,政工师,硕士,研究方向:公共管理。

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