电力档案信息化建设的分析

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:档案管理对于企业的发展有着决定性的作用,因此,我们电力企业也需要看到档案管理给企业带来的便利,同时结合信息化给档案建设带来相应的改善。档案管理信息化建设不但可以提高企业工作的效率,也给企业未来的发展规划提供参考。本文对电力档案信息化建设进行了探讨。

关键词:电力档案;信息化建设;措施

电力工程档案工作要顺应时代的发展,加快网络化和信息化的建设来适应企业发展的需要。在电力工程档案信息化建设中应用现代化科技方式来逐步构建完善的档案信息平台,提高工作效率和水平,提升服务质量,使电力工程档案管理水平迈向新台阶,为企业创造更大的经济、社会效益。

1 电力企业档案信息化管理的重要性分析

首先,实现档案信息化可以将电力企业内部的档案内容信息进行数字化的处理,利用现代化的设备技术,改变传统档案信息传输、共享和利用的不便;其次,电力企业的档案管理实现信息化,可以提高文档归类、编辑的效率,尤其现在我国对企业档案管理的要求非常严格,要求企业不仅做好档案管理工作,还要求企业具有信息化管理的能力。所以电力企业档案管理要实现信息化,符合国家对于档案管理建设的要求;最后,电力企业档案管理的信息化能够预防档案信息的丢失,因为信息化建设可以有效保证电力企业的档案管理历程逐步趋于数字化,电力企业可以备份档案信息,如果发生档案信息的损坏或者丢失,可以利用备份数据进行档案信息恢复。

2 电力施工企业档案管理信息化建设面临的困境

2.1 企业领导重视力度不够

电力企业档案管理信息化建设涉及到多个部门、多个领域的专业人才,需要企业全体人员的积极配合,尤其是领导的支持。当前多数企业领导对档案管理工作的认识不够,认为档案管理只是文字整理的简单工作,与企业的生产、销售、服务关系不大,相对于企业的经济效益而言,更是处于微不足道的地位。这种错误的认识使档案信息化建设,没有被容纳到企业的发展规划当中,影响了档案信息建设的人力和财力的投入力度,延缓了信息化建设的进程。

2.2 信息化建设基础设施不健全

企业档案信息化建设的提出时间较晚,技术方面存在一定的局限性。首先,电子文件在保管条件和保管期限方面存在一定的局限性,若不能尽快解决该技术问题,将会给文件存储和管理带来巨大的损失。其次,档案信息数字处理的过程,需要通過扫描设备对大量纸质文档进行扫描,但这是一个浩大的工程,在短时间内无法完成文件的数字化转化处理。

2.3 专业部门和专业人才的缺乏

档案管理对于企业的发展具有重要作用,该工作不仅仅是对资料的收集、分类、存放,还涉及到资料信息的分析处理,从中提取有价值的资源,为企业制定后期的发展目标提供必要的参考依据。档案管理不仅见证企业的发展过程,也将指导企业的发展方向。当前企业中的档案管理人员缺乏相关的专业知识,对该工作的重要性没有足够的认识;另外部分企业甚至没有专门的档案管理部门,而是与库房合作展开工作,这就造成了宝贵的资料没有被保存,无价值的资料被长期保存,给企业增加了一定的经营成本。

3 加强电力档案信息化建设的措施

3.1 构建完善的档案管理网络

电力企业的档案管理部门具有业务指导性的职能,电力企业应该协调各个组织部门之间的合作,实现档案管理与电力工程项目进度保持高度的协调性,积极发挥档案管理部门的档案信息归类、处理职能,发挥其他参与协调部门的监督指导职能。各个职能部门应该设置兼职的档案管理人员,做好本部门档案信息的移交工作,完整地将档案移交到档案管理部门进行归档,形成一个完整的档案管理网络。

3.2 强化档案管理者的信息化管理意识

档案信息化管理能够有效地解决档案管理建设工作与互联网信息技术之间的矛盾,但是档案数字化建设和信息化的管理是一个漫长的过程,也是档案管理者与现代档案信息管理客体之间不断磨合的一个过程。所以需要强化档案管理者的数字化意识,并且大力地宣传档案数字化管理理念,引起电力企业档案管理的高度重视,这也要强化档案管理者的数字化管理意识,数字化管理意识的提高是档案管理者整体素质提高的基础条件。综合素质包括档案管理人员的管理意识和专业能力,所以要培养档案信息化管理的复合型人才。对管理者的责任心进行激化,对单位档案管理人员进行思想政治教育,促使档案管理人员在参与工作实践的过程中树立正确的人生观和价值观,有效地增强其爱岗敬业的精神。并且要对档案管理人员进行专业理论知识的定期培训,提高其专业技术技能,及时地掌握计算机应用技术技巧,提高档案信息化管理建设服务能力,推进档案管理工作的系统化和规范化。

3.3 加快信息化技术的研发及应用

计算机技术、通信技术、互联网技术不断发展,已经具备广泛的实用性,可将其纳入到电力企业档案管理信息化建设中。对于电力企业而言,在信息化管理系统建设方面的专业性不足,应在实际工作过程中不断总结经验教训,从而为新技术的开发提供必要的参考;在新技术研发及推广过程中,还可充分借鉴其他专业的研究成果,开拓研发人员的思路,确保信息化技术的先进性和安全性。

3.4 加大资金投入

电力施工企业档案管理的信息化建设是一个长期、浩大的工程,包括建设信息技术硬件设施和软件设施、引进专业技术人员、对纸质档案进行数字化转化,这一系列过程都需要大量的资金成本支持,没有足够的资金,不仅影响信息化建设的基础设施建设,还影响信息化技术的研发,更无法保障档案的后期管理工作。

3.5 结合电力企业的实际,加强数据采集管理

首先,电力企业要建立完整的档案信息数据资源库,在电力工程项目实施的过程中,要将相关的任务模板下发到各个组织部门,各个部门及时地获取、接受档案信息,并做出具体的检验和校正,完善后的档案信息移交到档案管理部门进行归档;其次,要做好档案信息资源的更新工作,电力企业的项目建设档案具有很高的专业技术性,如果涉及到项目规模的改造扩建等,需要同步进行档案信息的调整,这就需要电力企业实现纸质档案和数字档案的同步改进,实现档案的动态化管理;最后,要加强档案数据的资源的建设和管理,例如在电力企业一项工程项目完成之后,就要将纸质档案和电子档案同时移交到档案管理部门进行检验,档案管理部门做出合格判定,才算项目实施完毕。

3.6 加强档案信息数据安全管理

档案归档整理的前提是对档案信息进行安全的保存,数字化档案信息一般是存储在计算机中,所以要加强计算机的防火墙设置,防止病毒感染,确保档案信息存储位置的安全性。尤其电力企业的很多档案信息是国家电网建设的保密性信息,电力企业必须确立数据的安全级别与使用权限。同时要严格制定、落实档案信息化管理法规,尽快解决内部档案数字化管理的混乱状态。有效地落实责任问责制度,如果在档案归档的过程中出现严重的失误,则要将具体的责任落实到具体的管理人员身上,最大程度保证档案数据的安全。

总之,对档案管理进行信息化的建设,是提高档案管理工作效率的最好的办法,也是改变当前的档案部门现状的重要措施。加快档案的信息化建设对促进国家电力资源总量的增长和优化电力企业电子政务工作有效的进行都有着重要作用。电力部门应以新时期的档案信息建设作为必然工作及任务,并根据适合的档案信息化建设方案实施信息化建设。

参考文献

[1]张丽萍.电力施工企业档案管理信息化建设探究[J].经营管理者.2016(26)

[2]黄琪.电力施工企业档案管理信息化建设探讨[J].城建档案.2016(05)

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