加强档案信息开发工作之我见

时间:2024-05-21 人气:

档案信息开发工作的目标,是根据党委和政府的工作进程,制定实施的发展规划及决策,及时有效地将档案信息资源开发出来,为经济建设、社会发展服务。这是档案馆利用工作中实现档案信息社会效益和经济效益,实现档案馆自身价值的重要内容。本文就加强档案信息开发工作谈点粗浅意见。

1 目前档案信息开发工作存在的问题

一是馆藏结构单一。现在很多档案馆的馆藏档案文书档案所占比例偏重,而科技、专业、声像档案所占比例偏小。这样的馆藏结构,从开发档案信息资源的角度分析,使开发利用档案信息的范围狭窄了,因为社会对档案信息的需求是多方面的,馆藏单一不能满足社会需要的多样性,特别值得提及的是,大量的文书档案中涉及经济内容的较少,因而,使这些档案信息直接服务于经济建设,存在着较大的难度。

二是馆藏档案特色不明显。反映地方特色经济、特色文化以及风土人情等方面的档案较少,也正因为特色档案没有系统地建立起来,因而开发档案信息资源为发展地方经济和各项工作服务,也就缺乏强有力的针对性。

三是档案编研工作滞后。编研材料存在着重文书轻科技、重历史轻经济的现象,致使编研材料档次低,适应形势发展的编研成果少,编研成果利用率低下。

四是档案工作者服务意识不足,服务手段单一。档案馆长期以来处在封闭状况,向外界宣传较少,社会用户对档案馆存有陌生感和神秘感,对馆藏的结构和内容更是知之甚少。而档案工作者却处于坐等利用的被动服务方式。在思想观念上不同程度地缺乏市场经济意识,依旧把管好档案作为档案工作的重点,没有充分认识到档案信息的潜在作用,致使档案工作与经济建设和精神文明建设不相协调。且目前仍有大部分为手工检索,检索效率不高。

2 加强档案信息开发工作,更好为社会经济发展服务

新时期档案信息开发工作如何抓住历史机遇,大力拓展档案信息资源开发和利用的新领域、新途径。

一是更新观念,强化主动服务意识。档案部门首要的问题是解决思想认识问题,必须要进一步解放思想,更新观念,牢固树立以经济建设为中心的思想,以邓小平同志“三个有利于”理论指导我们的实际工作,克服“等、靠、要”的思想,破除“等待观望、坐而论道”的消极观念,树立主动服务、主动参与意识,以历史主人翁的姿态,积极投身到档案信息资源开发工作中来。墨守陈规,坐在档案馆里等着别人来,“皇帝的女儿不愁嫁”这种观点是不适合当今社会发展的。传统的利用制度和方式需要得到进一步改变,我们可以根据实际需要,采用“电话预约”、“上门服务”、“全天候上网服务”等新的方式,制定相应的利用制度,以满足社会各界的实际利用需要。

二是加强对档案用户的宣传。我们必须向社会各界广大档案用户提供利用方面的宣传和指导,提高他们查档利用的能力。为此档案馆要面向社会档案用户做好五个方面的服务工作:(一)介绍馆藏档案的内容、成分和价值状况。重点向专家、学者主动介绍馆藏各个历史时期经济开发建设的档案种类、形成特点,吸引档案用户到档案馆利用档案,给档案用户提供具体的档案来源和线索。(二)介绍利用档案的规章制度和手续。档案馆通过宣传和指导服务的途径与方式,向研究部门介绍利用档案的批准手续、目的要求和范围,说明内部查阅和开放档案利用的界限。(三)介绍档案检索工具及其使用方法。档案接待查阅人员主动向档案用户介绍不同检索工具的适用范围、作用、特点及其使用方法,使他们善于选择和使用检索工具,能够及时准确地查找到所需档案。(四)介绍利用档案的方式。研究人员利用档案的角度是多方面的,因而仅仅靠一种方式是不够的。应采取制发档案复制本、档案证明、函查、举办档案展览和开放等形式。档案馆主动向社会宣传介绍这些服务方式,使档案用户能有充分的选择余地。(五)介绍档案编研成果。档案馆主动配合政府决策,编辑各项开发建设的档案史料汇集等,并向档案用户推荐和宣传,以提高档案信息资源开发利用工作的水平。

三是丰富馆藏,提高馆藏质量。就是按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定,多层次、多渠道征集和收集档案资料,丰富馆藏,提高馆藏质量。从资源结构看,馆藏档案既要有公务性档案(包括官方机构和半官方机构的公务活动形成的档案),又要有非公务性档案(包括民间机构活动,个人及其家庭,家族活动中形成的档案);从内容结构看,既有文书档案,又要有科技档案、专门档案、人物档案、口述档案;从历史结构看,既要有近现代檔案,又要有历史档案,要能反映出当地社会发展的历史面貌,并突出地方特色;从形式结构看,既要有纸质档案,又要有木、帛、胶片、磁性和电子档案等。

四是深层次开发档案信息资源。就是要积极挖掘现有的档案信息,搞好超前服务。档案馆馆藏档案的文书档案中不乏有建国后经济建设方面、自然科学调查与考察数据为内容形成的详细记载,这些珍贵档案都富含有经济与科技价值,对经济建设都将发挥重要的参考作用。在摸清馆藏的基础上,搞好超前服务,把这些含有经济与科学价值的档案按政治、文化教育、民族风情、民俗等内容分门别类的编制专题目录或专题资料。另外还可以将这些珍贵档案扫描至计算机,然后利用现代电子技术和通讯设施制作成专题网站,在国内或INTERNET网上发布,并且可以图文并茂的介绍,供社会各界利用。

五是要加强编研工作,提高编研材料档次。编研是一项具有较高层次的信息开发工作,挖掘得深,是能为社会和经济发展提供更好的服务的,是能够为领导决策提供准确信息的。这就要改变传统编研主题,多编研一些经济类、科技类的材料;其次,要针对某个时期党和政府的中心工作、重要工作、人民群众强烈关心的问题开发档案信息资源加以整理汇编,同时,要有开拓创新精神,根据时代要求,编写前人没有编写过的材料。

六是要加快档案信息资源以及数据库和网络建设。信息时代逐步将所有的相关计算机数据库、通讯系统等连接起来,形成网络,实现信息资源共享。档案馆作为提供档案信息的重要资源之一,应该从传统的收集、分类、编目、检索中所积累的经验中走出来,将过去独立、封闭状态的档案馆逐步建设成为地域性乃至全国信息系统的一个节点,这就需要广大的档案工作者改变方式,如逐步由档案馆分类、编目,过渡到运用标准机读目录,实施出版编目,建立自己的馆藏检索系统和能发挥自己馆藏特色的数据库。同时应考虑与通讯技术、网络技术的兼容与连接,待条件成熟,便可进入网络,将自己的具有特色的档案信息提供给网络上的任何用户,实现真正意义上的档案信息资源共享。

作者简介

周程锦(1978-),男,青岛市黄岛区档案局,馆员。

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