如何做好建筑企业电子档案管理

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:本文主要分析了建筑企业电子档案管理的重要性,重点介绍了建筑企业电子档案管理的不可识别性和依赖性、载体的多样性、信息存储的高密度性、信息共享性等特点。通过对建筑企业电子档案管理中常见的问题进行分析,然后制定有效的解决对策,以期为建筑企业的发展奠定良好的基础上,进而创造出更大的经济效益和社会效益。

关键词:建筑企业;电子档案管理;常见问题;解决对策

1 电子档案的特点

1.1 不可识别性和依赖性

电子档案主要是以计算机技术为基础,来加大对网络数据库与系统进行有效的利用。在纸质档案管理过程中,一般是借助人工操作的形式来对相关数据进行记录,并且可以直接读出记录符号。而在电子档案中,主要是借助磁介质、光介质的形式来进行档案管理,通过计算机解码来对档案数据进行应用,这样一来就使得电子档案具有不可识别性和依赖性。

1.2 载体的多样性

传统的档案主要是以纸质为载体来进行数据信息的记录,纸的变化主要是纸张的大小、质量,而电子档案主要是以磁带、光盘及磁盘等为载体来进行记录,因此载体具有多样性的特点。

1.3 信息存储的高密度性

不论是磁盘、磁带还是光盘,都具有非常高的信息介质,尤其是光盘,其具有非常大的存储量,而且信息存储具有高密度性的特点,可以有效提高档案的存储效率。

1.4 信息共享性

对于传统的档案,其会受到原始文件的限制,并且在同一地点、同一时间只能给一个客户提供服务。而电子档案可以实现不同地点、不同时间对同一信息的查看,从而有效提高信息的共享性。

2 建筑企业电子档案管理常见的问题

2.1 缺乏对电子档案管理工作的重视

电子档案具有查阅、复制快速快的特点,而且能够实现数据资源的共享,其对传统档案管理方式产生了加大的影响,推动了传统档案管理的创新。在建筑企业中,大部分档案管理人员缺乏对电子档案管理工作的重视,致使档案电子化管理在建筑行业中无法得到有效的落实,在一定程度上影响了建筑企业档案管理的整体水平。

2.2 缺乏与之相配套的规范和标准

由于档案管理是一项系统性、复杂性的工作,而电子档案是信息化时代新兴的一种档案管理方法。由于建筑企业施工流动性大、基地分散、施工周期长等问题需要对其档案进行多头管理,这样一来规范和标准的统一性将会增加电子档案管理的难度。由于电子档案管理属于新兴事物,缺乏与之相配套的规范和标准,导致一些问题无法得到有效的解决,从而影响建筑企业电子档案管理工作的效率和质量。

2.3 电子档案的真实性存在风险

档案管理工作的开展主要是为了确保档案信息的可靠性与真实性,而电子档案管理工作的开展可以有效降低人力、物力和财力的投入力度,提高档案管理工作的而效率和质量。但是,电子档案的可靠性与真实性也或多或少的存在一些问题,因为传统的纸质档案可以通过纸张、墨迹及印鉴来对档案的真实性进行鉴别,但是电子档案不具备这些特点,在一定程度上导致电子档案的真实性存在风险。

2.4 电子档案管理者综合素质有待提升

电子档案管理工作具有一定的特殊性,这样一来就对管理者的专业水平和综合素质提出了较高的要求,其不仅要求电子档案管理者具备一定的管理知识,而且还需要具备一定的计算机知识。但是,目前大部分电子档案管理者只掌握一些简单的管理知识,或只掌握一些计算机操作技术,导致他们不能更好的完成电子档案管理工作,因此,采取措施提升电子档案管理者的综合素质就显得尤为重要。

3 做好建筑企业电子档案管理的对策

3.1 电子档案管理系统的构建

对于建筑企业而言,要想更好的提高档案管理的效率和质量,就需要根据建筑企业的实际情况来对电子档案管理系统进行构建,这样不仅可以实现对建筑企业相关数据信息的有效管理,而且还能够实现數据信息的共享,从而达到建筑企业档案一体化建设。同时,建筑企业也可以借助计算机来对建筑企业的档案信息进行在线查阅,从而有效提高档案信息的应用效率。

3.2 完善电子档案管理制度体系

建筑企业在实施电子档案管理过程中,要根据自身的实际情况来制定一套与之相匹配的管理制度体系、制定统一的管理标准、制定档案查阅使用制度、制定档案使用者应该遵循的制度,这样不仅可以实现对建筑企业档案信息的有效管理和运用,而且还能提高档案信息的使用效率。在电子档案管理过程中,经常会生成电子文件,此时需要按照国家的相关保密制度来对其进行保密,以更好的确保档案信息的安全性。

3.3 电子档案管理安全体系的构建

大部分建筑企业档案会涉及到企业的一些机密信息,一旦这些信息泄露,并被不法分子所利用,将有可能给企业带来无法弥补的经济损失。因此,在进行电子档案管理过程中,要对其安全体系进行科学、合理的构建,对一些重要的文件进行备份处理,配置好网关、防火墙及入侵检测等安全保障措施。对于一些设计企业机密的信息需要给予重点的保护,在未获得相关人员允许的情况下不得进入,从而有效避免信息泄露的风险。

3.4 提高电子档案管理者的综合素质

对于电子档案管理工作而言,管理者是确保其工作得到顺利进行的关键,这样一来电子档案管理综合素质的高低将会直接决定电子档案管理工作的效率和质量高低。此时就需要建筑企业重视对电子档案管理者的教育与培训工作,定期对他们开展专业知识和技能的培训,使他们对档案管理和电子信息技术相关方面的知识有个全面的了解和掌握,从而更好的满足电子档案管理工作的基本需求,更好的提高电子档案管理者的综合素质水平,确保电子档案管理工作有条不紊的进行,并提高其管理效率和质量。

4 结束语

随着社会经济的快速发展,有效的推动了建筑行业的发展,而建筑企业档案直接记录了企业的发展历程,因此做好建筑企业档案管理工作就显得尤为重要。信息化时代的到来,传统的档案管理方式已经无法更好的满足建筑时代的发展需求,因此需要对其进行不断的改革和创新,而电子档案管理的出现不仅可以实现对建筑企业数据信息的有效管理,而且还能提高数据信息的利用效率,更好的提高建筑企业电子档案管理水平。

参考文献

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[2]刘爱云.建筑企业电子档案管理存在的问题及对策[J].建材发展导向(下),2017,11(7):141-142.

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