血站业务档案保密工作问题及对策

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:血站业务档案保密工作贯穿着采供血的全过程,做好这项工作不仅有利于对献血者个人隐私权益的保护,而且还是为医疗纠纷提供必要的法律证明文件的保障。文本主要从目前血站业务档案保密工作的管理制度、保密意识、计算机安全、管理设备等方面存在的不足入手,提出了相关的对策和建议。

关键词:血站;保密;档案管理;对策

1 血站业务档案涉及保密的法律依据及主要内容

1、法律依据。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《血站管理办法》等法律法规要求,献血者的个人信息、血液检测结果等作为个人隐私应当保密。《血站管理办法》第24条指出:“血站应当建立献血者保密制度,为献血者保密。《血站质量管理规范》第11.5指出:“应建立献血者信息保密制度,对献血者的个人资料、献血信息、血液检测结果以及相应的血液使用信息等应进行保密,防止未授权接触和对外泄露。”

2、涉及保密的主要内容。血站业务档案中涉及保密的主要内容主要包括献血者的个人资料档案和献血者献血的各种信息,如健康征询(既往病史、吸毒、性生活等)、体检信息、血液检测、血液去向以及累计献血量和献血次数、血费返还记录等采供血的重要信息。还包括稀有血型者、特殊血型的献血者的个人信息等。

2 血站业务档案的保密工作的重要意义

1、保障无偿献血者的隐私权

献血者的个人隐私是献血者的一项权利。随着公民法律和自我保护意识的不断提高,对血站的服务也提出了越来越高的要求。献血者的个人信息、血液检测结果等作为个人隐私,理当得到应有的保护。否则一旦信息泄露,就容易引起不必要的矛盾,严重的甚至会引发法律纠纷。因此,任何情况下,采供血机构都应确保献血者相关信息不被泄露。

2、为输血纠纷事件提供法律依据

献血者征询、体检、采血、检验、发放的原始记录作为日后用血返还和输血纠纷的历史记载与见证,具有长期甚至永久的保存价值。所有信息的真实性、原始性可作为采供血业务过程中医疗事件的有力法律依据。通过对血站采供血业务档案进行查阅,能够找出相应标本从采集到检测、追踪的全过程及责任人,使用的检测试剂、设备,利于发现医疗事故原因,明确事故责任人,达到解决纠纷的目的。

3 血站业务档案的保密工作存在的不足

1、保密管理制度不健全。涉及保密檔案的收集、整理、归档和使用等缺乏严格的管理制度和操作细则,随意性较大。档案的交接、借阅等工作环节中,缺少必要的审批手续。

2、档案管理人员保密意识不到位。血站档案管理工作大多由医生护士来兼职,由于日常工作较为繁忙。他们往往不曾接受过专业的档案管理方面培训,档案保密意识薄弱。

3、计算机信息保密管理措施不完善。计算机管理系统缺乏全面的信息安全技术,档案信息系统比较薄弱。计算机维修、病毒入侵、使用权限设定等均易对档案网络安全造成威胁。

4、保密档案管理设备不配套。《血站管理办法》规定献血、检测和供血的原始记录应当至少保存10年。但是《民法通则》规定,从权利被侵害之日起超过20年,人民法院不予保护。因此,血站的业务档案应当保存至血液有效期满后20年以上,以适应民事诉讼20年除斥期间的规定。这就与目前保密档案管理设备滞后、达不到保存要求之间产生了矛盾,难以满足档案长期利用的要求。

4 做好血站业务档案的保密工作的建议

1、建立健全档案保密管理制度

要建立涉密档案保密管理责任制,单位主要负责人承担涉密档案保密管理领导责任,保密管理人员承担涉密档案保密管理责任。

要规范档案管理人员的日常管理工作,对涉密档案的使用、传递、复制、保存等情况实行登记管理制度。例如,使用涉密档案须经主管领导批准,并予登记后,方可提供,使用后应及时归档 ;任何人不得擅自复制、转让或转借,不得拷贝、对外传送档案数据。

要明确涉密档案的使用目的和范围。因保管期限、使用目的或应用项目结束等原因须销毁涉密档案的,必须报本单位主要领导审批。销毁涉密档案须经专人清点、核对、登记、造册,由本单位主管领导和档案负责部门派员销毁,并全程记录。

2、加强档案管理人员的安全与保密知识培训

血站档案管理工作人员的专业素质及对档案保密安全的认识直接影响档案的安全性。因此,要加强档案人员进行档案管理专业知识的培训,使员工深入了解血站档案管理保密工作的重要性,能自觉遵守相关保密措施、制度。要加强员工的法律法规培训和教育,让每位工作人员认识、理解档案管理的安全性所涉及的法律意义和应承担的法律责任。要加强员工档案管理的操作规程、具体内容、保密程度的熟悉程度,掌握电子档案管理操作方法、计算机信息的录入和处理、案卷装订等必要技巧。要加强员工职业素质修养的培训,提升员工的责任心、事业心和高度的保密意识,把档案保密工作当作自己的职责和应尽的义务。

3、完善计算机档案管理保密措施

要提升计算机操作系统和数据库系统的自身安全性,不断升级软件和完善计算机的应用程序,进行必要的安全性设置,安装防火墙和入侵防御系统,及时消除计算机系统中的安全隐患,同时规避窃取献血者资料和数据流失的情况发生。要严格管理不同岗位的工作人员的使用权限,建立一个严格的用户授权程序,对登录时间、操作时间、操作内容等信息做到详细记录,确保可追溯性。要推广采用机密技术,把原本可以读懂的数据转化为乱马密文,让非法用户无法读懂信息,有效地提升电子档案的安全性。

4、细化延长保密档案使用寿命的措施

血站的原始记录均为纸质档案,而纸张的特性是在长期保管、利用过程中会因各种因素影响而不断老化、变质,失去收藏和利用价值。为适应纸质档案长期保存的要求,最大限度地延长档案寿命,要做到稳定库房温度,室温要控制在14-24度之间,相对湿度要保持稳定在45-60%,避免酸性环境,防止阳光直射,防止霉菌产生。要防止光氧化反应而导致的褪色、变黄现象发生,减少库房窗户数量,采用折射光较强的花纹玻璃,使用白炽灯。此外,在档案入库前要先进行除尘、杀菌。在日常管理中,也要经常对档案文件进行除尘、杀虫灭菌,使纸质档案纤维素结构保持稳定,防止纸张材料老化变质,力求最大程度地延长纸质档案的寿命。

5 结语

血站的业务档案保密工作是一项内容冗杂、繁琐且难度系数较大的工作。管理的疏漏会损害广大献血者的合法权利和不必要的法律纠纷,造成不良的社会影响,给采供血工作带来难以挽回的损失。因此,我们必须引起足够的重视,从多方面着手,认真细化地开展工作,更好地为采供血工作保驾护航,更好地服务社会。

参考文献

[1]刘宝云.如何做好血站档案的保密工作[J]《卷宗》,2016,6(6)

[2]王守斌.血站档案管理存在的问题及解决对策研究[J]《中国管理信息化》,2016,19(14):172-172

[3]赵昕.新形势下企业档案保密工作的问题与对策[J]《陕西档案》,2017(1):56-56

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