初探信息时代档案管理工作存在问题及对策

时间:2024-05-21 人气:

摘 要:随着我国信息技术的不断发展,在档案管理工作中也逐渐凸显出了信息技术的优势。与传统档案管理工作不同,信息时代下的档案管理工作主要借助了计算机技术与信息化技术来进行的。因此,在实际中就要分析出现阶段档案管理工作中存在的不足,采取有针对性的方法,提高管理的效果。基于此本文针对信息时代下的档案管理工作进行了简要阐述,并提出几点个人看法,仅供参考。

关键词:信息时代;档案管理;问题分析;对策探究

在社会经济的的发展下,我国已经进入到了互联网时代中,且信息管理与公开已经成为了社会发展的重要体现之一。作为一项比较复杂的、工作量较大的工作,就要利用好信息技术,以此来提高档案管理工作的质量。但是由于我国的档案管理工作信息化发展时间相对较短,所以在实践操作中不可避免的出现了较多的问题。因此,就要做好解决工作,满足档案管理工作的发展需求。

1 现阶段信息时代档案管理工作中存在的不足

1.1 通用性不足

就目前的档案管理软件来说,存在着不统一的特点,且相关部门中所使用的计算机型号以及系统软件上也存在着较大的差异,这样也就给我国的档案管理软件研发工作带来了问题。其次,对于电子政务系统以及办公自动化系统来说,也存在着统一研发难以实现的问题。由于软件上的通用性不足,使得档案信息不能实现共享,从而也就限制了档案的信息化发展。

1.2 标准程度不足

对于不同地区中的档案管理工作来说,在建立内部网站的过程中并没有采取统一的标准与规范化的建设形势,这样也就使得后期管理上出现了风格迥异等问题,最终也就难以满足标准化与规范化的管理需求,不仅降低了标准化管理的程度,同时也难以满足高效化的要求[1]。

1.3 安全性与保密性不足

借助信息化的管理手段,虽然减少了档案管理工作中的工作量,但是由于现阶段的网络病毒与黑客影响,使得管理系统很容易受到攻击而造成系统瘫痪问题,严重的还会出现重要资料丢失等问题。其次,在不稳定网络环境的影响下,也降低了档案管理的安全性,最终也就难以满足信息时代下的档案管理工作需求。

1.4 综合素质不足

对于信息时代档案来说,与传统的档案管理上存在着较大的差异,也就要求工作人员要掌握好现代化的计算机技术,这样才能操作好计算机,同时也可以在软件出现问题时及时采取有效的措施来进行处理。但是通过调查可以看出,现阶段的档案管理人员在工作素养上存在着一定的不足,这样也就难以满足档案管理工作的健康发展需求。

2 信息时代下的档案管理工作措施

2.1 做好信息化建设工作

随着信息时代的不断发展,档案信息化管理的目的就是要实现档案资源共享,以此来发挥出的那杆管理的价值。所以为了实现这一目标,就要做好档案资源信息化建设工作。第一,要及时采用先进的技术措施,以此来满足档案信息化管理的需求,确保档案、文件等方面可以实现一体化的管理需求,同时也可以提高信息检索的速度。在面对不同载体的档案来说,借助信息技术也可以对文字类与图像类等方面进行数字化的存储,同时也可以借助计算机技术等对信息资源进行整合,将其转变为图文并茂的资源,从而丰富好档案信息的形式。第二,要借助计算机网络来提高信息的传输与交流效果,避免受到距离上的影响,保证信息资源共享的目标。可以说,在这种管理模式下,不仅可以实现档案信息的海量存储,同时也可以预防档案老化以及人为损坏等问题的出现[2]。

2.2 建立出高质量的数据库

在信息时代下,档案的基本形式往往是借助数字来进行的,且对于追类数字来说,就是人们所称之为的数据信息。作为数据传输中的重要平台,可以实现档案信息的快速传递与发展。随之差生的数字化档案是需要存储的,而存储的地方就是数据库。所以在实际中就要建立出高质量的数据库,从而确保档案管理工作的顺利开展。可以说马泽涵中数据库不仅要满足网络传输的标准需求,同时也要满足人们的阅读需求与对数据的读取标准。此外,在建设信息库的过程中,还要综合好档案的未来发展情况,选择科学的软件,从而满足未来的发展需求。在完成数据库建设工作后,也要做好运行与维护管理工作,从而保证信息的安全性与完整性[3]。

2.3 完善安全保障体系

对于我国的信息资源来说,档案资源有着极为重要的地位,尤其是在政治建设以及经济建设中都有着极为重要的地位。就现阶段来说,档案信息化得到了快速的发展,相应的其安全性问题也受到了人们的广泛关注。为了保证信息的安全性,就要建立出相应的档案信息安全保障体系,其次,不仅要防范黑客等方面的入侵,同时还要加强身份认证,借助管理手段来保证系统的安全性。

2.4 做好人才培养工作

在信息化的不断发展,计算机网络技术也得到了普及,因此,在实际中就要求档案管理人员要掌握好管理知识,同时还要掌握好现代化的信息技术,以此来提高檔案信息的管理质量。其次,对于档案管理人员来说,不仅要具备高度的事业心,同时还要具备一定的正是鉴别能力与责任感,这样才能及时采取有针对性的措施,不断提高自身的综合素养与专业能力,提高工作的质量[4]。

3 结语

综上所述可以看出,随着信息时代的不断发展,档案管理工作也要做好创新与完善,同时还要积极引进先进的管理技术,以此来满足档案管理的健康发展需求,解决好存在的问题,保证档案的安全性与保密性,提高管理的效果。

参考文献

[1]柳青.董娟.林雪.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国成人教育,2005,(04):45-46.

[2]徐辉.浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].黑龙江科技信息,2012,(23):124-124.

[3]陈琳.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].时代报告:学术版,2012,(12):88-88.

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